ビジネスシーンにおいて、電話対応は非常に重要なスキルです。特に英語で電話を受けることに不安を感じる初級・初中級者にとって、電話を受ける際に適切な表現を使うことは、相手に対して好印象を与え、円滑なコミュニケーションを促進する鍵となります。この記事では、英語で電話を受ける際に役立つフレーズやポイントを詳しく解説します。これを読めば、ビジネスの現場で自信を持って電話を受けることができるようになるでしょう。
1. 電話を受ける前の準備
電話を受ける前に、どのような準備をしておくべきかを考えてみましょう。電話を受けるときに必要な情報を整理しておくことで、会話がスムーズに進みます。特にビジネスの場面では、迅速かつ正確に対応することが求められます。
1.1. 必要な資料や情報を手元に準備
電話を受ける前に、関連する資料や情報を準備しておくと、電話の内容に迅速に対応できます。例えば、クライアントの情報、取引先の連絡先、会議の議事録など、よく使う情報はデスクに置いておきましょう。
1.2. 注意を払い、静かな環境を整える
電話を受ける際には、周囲が静かな場所であることが大切です。雑音が多い場所で電話を受けると、相手に自分の声が聞こえづらくなるため、集中できる環境を作ることが重要です。
2. 電話を受ける際の基本的なフレーズ
電話を受ける際には、まず最初に自分の名前や会社名を伝える必要があります。英語で電話を受けるときに使えるフレーズをシチュエーション別に紹介します。これらのフレーズを覚えておくと、スムーズに会話を進めることができます。
2.1. 電話を受けたときの最初のフレーズ
電話がかかってきたら、まずは自分の名前や会社名を伝え、相手の名前を確認することが重要です。
- “Hello, this is [your name] speaking. How can I help you?”
「こんにちは、[あなたの名前]です。どのようなご用件でしょうか？」という基本的な挨拶です。相手が話したい内容をすぐに聞くことができます。 - “Good morning, this is [your name] from [company name].”
朝の電話で使えるフレーズです。「おはようございます、[あなたの名前]です。[会社名]からお電話しています。」と伝えます。 - “Hello, [company name], [your name] speaking.”
「こんにちは、[会社名]です。[あなたの名前]です。」と会社名を先に伝えることで、相手がどの会社にかけているのかを確認できます。
2.2. 相手が名乗ったときの確認フレーズ
相手が電話に出た際、自分の名前や会社名を確認するために使えるフレーズです。
- “May I ask who’s calling?”
「お名前をお伺いしてもよろしいですか？」というフレーズです。相手が名乗らなかった場合に使います。 - “Could you please speak a little louder? I’m having trouble hearing you.”
相手の声が小さい場合に使います。「少し大きな声で話していただけますか？聞き取りにくいので。」
3. 電話の内容を確認する方法
電話を受けている最中に、相手の言っていることがよく聞き取れない場合や、相手の意図が不明な場合があります。そういったときには、内容を確認することが大切です。
3.1. 聞き取りにくい場合の確認方法
相手の発言が不明瞭だった場合、丁寧に確認する方法です。
- “Sorry, I didn’t catch that. Could you please repeat it?”
「すみません、聞き取れませんでした。もう一度おっしゃっていただけますか？」 - “Could you clarify that for me?”
「それをもう少し詳しく説明していただけますか？」 - “I’m sorry, could you speak more slowly?”
相手が早口で話している場合に使います。「すみませんが、もう少しゆっくり話していただけますか？」
3.2. メッセージを受け取る場合
もし相手がメッセージを残したい場合、次のように対応します。
- “I’m afraid [person’s name] is not available right now. Would you like to leave a message?”
「[名前]は今、席を外しています。メッセージを残しますか？」 - “I’ll make sure to pass the message along.”
「メッセージを必ず伝えます。」というフレーズです。
4. 相手に伝えたい情報を整理する
電話を受けた後に相手に伝えるべき情報を整理し、スムーズに伝えられるようにしましょう。
4.1. 情報を整理して伝える
電話の内容を整理して、必要な情報を正確に相手に伝えることが大切です。例えば、予定の確認や会議の詳細を伝えるときには、しっかりと確認してから伝えましょう。
- “I will send you the details by email.”
「詳細はメールで送ります。」 - “I will check with [person’s name] and get back to you.”
「[名前]に確認して、後ほどお返事いたします。」
5. 電話の会話を終了する方法
電話を終わらせる際は、礼儀正しく終わることが大切です。相手に感謝の意を示し、再度連絡する場合などはその旨を伝えましょう。
5.1. 電話を終了するフレーズ
電話を終了する際に使えるフレーズです。
- “Thank you for calling. Have a great day!”
「お電話いただき、ありがとうございます。良い一日をお過ごしください。」 - “It was a pleasure speaking with you.”
「お話できて嬉しかったです。」という意味で、電話を切るときに使います。 - “I’ll follow up with you soon.”
「近いうちにフォローアップいたします。」と伝えると、相手に安心感を与えることができます。
6. 電話を受ける際の注意点
電話を受ける際には、いくつか注意点があります。これらに気を付けることで、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。
6.1. 落ち着いて対応する
電話を受ける際に焦らず、落ち着いて対応することが大切です。相手が急いでいる場合でも、自分のペースで対応しましょう。
6.2. メモを取る
電話での会話内容をしっかりとメモしておくことは非常に重要です。後で確認する際に役立ちますし、重要な情報を忘れずに伝えることができます。
7. よく使われる電話の表現集
電話を受ける際に頻繁に使われる表現をいくつか紹介します。これらの表現を覚えておくと、電話の対応がスムーズになります。
- “Could you hold on a moment, please?”
「少々お待ちいただけますか？」 - “I’m afraid [person’s name] is unavailable at the moment.”
「[名前]は今、手が
離せません。」
- “May I take a message?”
「メッセージをお伺いしましょうか？」
8. まとめ
電話を受けることは、最初は緊張するかもしれませんが、練習と準備を積み重ねることで、誰でも自信を持って対応できるようになります。基本的なフレーズや注意点を押さえておくことで、ビジネスの場面でも、電話を受けることが円滑に行えます。日々の練習を通じて、英語での電話対応スキルを向上させましょう。