電話対応の中でも、「伝言を受ける」ことは非常に重要なスキルです。特に英語を使う環境では、メッセージを正確に受け取ることが求められます。英語初級・初中級者にとって、電話で伝言を受ける際には、適切なフレーズや対応方法を知っておくことが大切です。このガイドでは、電話で伝言を受ける際に必要なフレーズやテクニックを、シチュエーション別に紹介します。これを読めば、英語での電話対応が自信を持ってできるようになるでしょう。
1. 伝言を受ける前の準備
電話で伝言を受ける際には、事前にいくつかの準備をしておくことが重要です。準備をしておくことで、伝言をスムーズに受け取り、誤解を避けることができます。
1.1. 必要な情報を準備しておく
電話を受ける際には、メモを取る準備をしておくことが基本です。メモを取ることで、伝言の内容を正確に記録し、後で相手に伝える際に困ることがありません。メモ帳やボールペン、あるいはデジタルメモアプリなどを用意しましょう。
1.2. 静かな環境を整える
電話を受けるときは、周囲が静かな環境であることが重要です。周囲の音がうるさいと、伝言の内容が聞き取れなかったり、相手に伝える際に誤解を招くことがあります。できるだけ静かな場所で電話を受けるように心掛けましょう。
2. 伝言を受ける際の基本的なフレーズ
電話で伝言を受ける際には、いくつかの基本的なフレーズを知っておくことが大切です。以下に、代表的なフレーズをシチュエーション別に紹介します。
2.1. 伝言を受ける際の最初のフレーズ
まずは、電話を受けた際に相手に伝言を受け取る旨を伝えましょう。相手がメッセージを残すためには、まず自分がその内容を聞き取る姿勢を示すことが大切です。
- “Hello, this is [your name] speaking. How can I help you?”
「こんにちは、[あなたの名前]です。どういったご用件でしょうか？」
相手が伝言を残したい旨を伝える前に、まず自分の名前を名乗り、話を聞く準備ができていることを示します。 - “I’m afraid [person’s name] is not available right now. Can I take a message?”
「申し訳ありませんが、[名前]は今席を外しています。メッセージをお伺いしますか？」
相手が伝言を残したい場合に使います。相手にメッセージを残すかどうかを尋ねるフレーズです。 - “I’m sorry, [person’s name] is on another call right now. Would you like to leave a message?”
「すみませんが、[名前]は別の電話に出ているため、メッセージをお伺いしてもよろしいですか？」
他の電話を受けている場合のフレーズです。
2.2. 伝言内容を確認するフレーズ
伝言を受けた際には、内容をしっかりと確認することが大切です。伝言が正確に受け取れたかどうかを確認するフレーズをいくつか紹介します。
- “Could you please leave your name and phone number?”
「お名前とお電話番号をお伝えいただけますか？」 - “May I ask what the message is regarding?”
「メッセージの内容は何についてですか？」 - “Can you repeat that, please? I didn’t quite catch it.”
「もう一度おっしゃっていただけますか？聞き取れませんでした。」 - “I’ll make sure [person’s name] gets the message.”
「[名前]に伝言を必ずお伝えします。」
3. 伝言を受けた後の確認方法
伝言を受けた後は、その内容が正確であるかを確認し、相手に伝えることが重要です。確認方法として、以下のようなフレーズを使いましょう。
3.1. 伝言の内容を確認する
伝言の内容が不明瞭な場合や、もう一度確認したいときには、以下のフレーズを使って確認します。
- “Just to confirm, [person’s name] should call [phone number] back.”
「確認ですが、[名前]が[電話番号]に折り返し電話をするべきです。」 - “Could you please confirm the time for the meeting?”
「会議の時間を確認していただけますか？」 - “I will pass the message along to [person’s name] as soon as possible.”
「できるだけ早く[名前]に伝言を伝えます。」 - “Can you please spell that out for me?”
「それをつづりで教えていただけますか？」
メールアドレスや名前など、正確に伝えたい情報を確認する際に使います。
4. 伝言の内容を整理して伝える方法
伝言を受けた後、その内容を整理し、相手に伝えることが重要です。伝言の内容が複雑な場合は、要点を整理して簡潔に伝えることが求められます。
4.1. メモを整理して伝える
伝言を受けた後は、メモを見返し、必要な情報を整理して相手に伝える方法を学びましょう。
- “Here’s the message I received from [caller’s name].”
「こちらが[相手の名前]から受けたメッセージです。」 - “The message is about [subject of message].”
「メッセージの内容は[内容]についてです。」 - “They asked for [person’s name] to call them back at [phone number].”
「[名前]に電話をかけ直してほしいとのことです。[電話番号]です。」
4.2. 複数の伝言を整理する
もし複数の伝言がある場合は、それぞれの内容を整理し、相手に伝えることが大切です。
- “I have a few messages for you.”
「いくつかメッセージがあります。」 - “First, [name] wants you to call back at [time].”
「まず、[名前]は[時間]に折り返し電話をかけてほしいとのことです。」 - “Second, [name] is asking for more information about [topic].”
「次に、[名前]は[トピック]についてもっと情報を求めています。」
5. 伝言を受ける際の注意点
伝言を受ける際には、いくつかの注意点があります。これらに気を付けることで、伝言の受け取りと伝達がスムーズに行えます。
5.1. 正確な情報を記録する
電話での伝言は、後で確認するために正確に記録しておくことが大切です。電話中にメモを取り、必要な情報（名前、電話番号、要件、日時など）を漏れなく書き留めましょう。
5.2. 落ち着いて対応する
電話を受ける際には、焦らず落ち着いて対応することが重要です。特に忙しい時や急いでいるときでも、焦らずに冷静に対応するように心掛けましょう。
5.3. メッセージを必ず伝える
伝言は必ず相手に伝えるようにしましょう。相手が帰ってきた際に、伝言を忘れてしまうことがないよう
に注意します。
6. よく使われるフレーズ集
6.1. 電話を受ける際のフレーズ
- “Good morning/afternoon, [company name], this is [your name] speaking. How may I help you?”
- “I’m sorry, [person’s name] is unavailable at the moment. Would you like to leave a message?”
6.2. 伝言を受ける際のフレーズ
- “Could you leave your name and phone number, please?”
- “I’ll make sure [person’s name] gets the message.”
6.3. メッセージの確認と整理
- “Just to confirm, the message is that [person’s name] should call [phone number].”
- “I’ll make sure [person’s name] gets your message and calls you back.”
7. まとめ
英語で電話を受け、伝言を受け取ることは、最初は少し難しいかもしれませんが、基本的なフレーズを知っておくことで、自信を持って対応できるようになります。この記事で紹介したフレーズやテクニックを参考にし、実際の電話対応で使ってみましょう。練習を積み重ねることで、英語での伝言受け取りスキルは向上し、ビジネスの場でもスムーズなコミュニケーションができるようになります。